Zamieszanie z elektronicznym przesyłaniem faktur
Posiadając w dokumentacji zarówno zamówienie, jak i fakturę (w postaci pisemnej lub elektronicznej, np. w formie pliku .pdf) przedsiębiorca jest w stanie dokonać porównania danych zawartych na zamówieniu z danymi na fakturze, w szczególności może zweryfikować takie informacje jak: dane dostawcy/odbiorcy, termin płatności, rodzaj towaru/usługi, ilość, cenę, wartość itp. W razie kontroli łatwo wykazać, że nie została naruszona autentyczność, integralność treści – dane na fakturze są zgodne z treścią zamówienia.
Nie zawsze oczywiście przedsiębiorca dysponuje dokumentem zamówienia – w takiej sytuacji porównania można dokonać np. z umową (gdy fakturę dostarczono w związku z wcześniej podpisaną umową, np. na usługi telekomunikacyjne) lub dokumentem Wydania Zewnętrznego (gdy w sklepie nastąpił odbiór towaru, a faktura zostanie dosłana za kilka dni).
Bez względu na formę przekazywania dokumentów organy skarbowe mogą zastosować kontrolę krzyżową, pozwalającą na sprawdzenie czy dana faktura ma te same dane u wystawcy i u odbiorcy, czyli porównać zgodność faktury zakupu u podatnika A z fakturą sprzedaży u podatnika B, dokładnie w taki sam sposób jak przy fakturach papierowych. Oczywiście organ kontrolujący musi mieć wgląd w pliki faktur, które muszą być czytelne przez cały okres przechowywania. Dodatkowo sposób ich przechowywania musi umożliwiać łatwe odszukanie konkretnego dokumentu (podział na okresy rozliczeniowe, usystematyzowane nazwy plików) oraz umożliwić bezzwłoczny dostęp do dokumentów na żądanie organów kontroli. A zatem w najprostszym przypadku, w którym kontrahenci będą przesyłać sobie faktury pocztą elektroniczną, wystarczy, w odpowiednio nazwanym katalogu w komputerze, przechowywać zapis e-maila wraz z załącznikiem – to dodatkowo zapewni o autentyczności pochodzenia, bowiem razem z e-mailem zapisana zostanie data jego otrzymania, nadawca itd.
Podsumowując, jeżeli podatnik wypracuje odpowiednie procedury, wydaje się, że może przesyłać fakturę w formacie .pdf lub innym, nie zabezpieczonym w sensie technicznym pliku. Należy przy tym mieć świadomość, że integralność i autentyczność samego pliku z fakturą zapewni właściwie tylko podpis elektroniczny (także ten niekwalifikowany) – nie zwalnia to jednak podatnika od sprawdzenia czy na fakturze znajdują się właściwe dane. Podpis elektroniczny może więc służyć do szybkiego zorientowania się, czy nie nastąpiła nieuprawniona modyfikacja. Gdyby tak się stało prawdopodobnie pojawi się rozbieżność między tym co zostało zamówione (lub co jest zapisane w umowie), a tym co otrzymano. Przy dużej ilości przesyłanych dokumentów, takie dodatkowe zabezpieczenie usprawniłoby procedurę pozwalając wyszukać na wcześniejszym etapie ewentualne nieprawidłowości.
– Wygląda na to, że Ministerstwo Finansów, mimo mało zrozumiałej formy przekazu, chce dać kredyt zaufania podatnikom likwidując dotychczasowe ograniczenia i dostosowuje przepisy do polskiej rzeczywistości biznesowej, co jest niezwykle ważne szczególnie dla rozwoju małych przedsiębiorców, których biurokracja zawsze dotyka najbardziej – podsumowuje Jakub Cel.
Strony: 1 2
Zaloguj się Logowanie