Zamieszanie z elektronicznym przesyłaniem faktur
Rozporządzenie dotyczące elektronicznego przesyłania faktur, które miało zliberalizować przepisy, w istocie wprowadziło nie małe zamieszanie wśród przedsiębiorców, a nawet specjalistów w dziedzinie prawa i podatków.
Temat przesyłania faktur drogą elektroniczną został nagłośniony po opublikowaniu Dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r., która miała na celu m.in. liberalizację obecnych standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób.
Ministerstwo Finansów, dostosowując krajowe przepisy do tej dyrektywy, wydało rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. 249, poz. 1661).
– Co prawda, rozporządzanie wydane przez Ministerstwo Finansów rzeczywiście znosi obowiązek stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego lub EDI przy elektronicznym przesyłaniu faktur, ale jednocześnie zgodnie z § 4 nakłada na przedsiębiorcę obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przesyłanych faktur – mówi Katarzyna Robak, kierownik Zespołu Modułów Księgowych Comarch OPT!MA.
Jak podaje informator opublikowany przez Ministra Finansów dotyczący najważniejszych zmian w VAT od dnia 1 stycznia 2011 r., metody gwarantujące spełnienie powyższych wymogów ma określić sam podatnik. – Tu zaczęły się domysły i spekulacje w mediach, cóż takiego poza podpisem cyfrowym i systemami elektronicznej wymiany danych zapewni integralność i autentyczność faktury. Kiedy jedni twierdzili, że od 1 stycznia 2011 roku faktury można przesyłać przez Internet dowolnie, na przykład jako załącznik do maila, inni nadal obstawali przy wymienionych zabezpieczeniach informatycznych – dodaje Jakub Cel, Business Development Manager MSP w Comarch.
Comarch od dawna wspiera przedsiębiorców w zoptymalizowaniu procesu przesyłania przez Internet dokumentów – w tym faktur – rozwijając rozwiązania typu EDI. Ponadto użytkownicy systemów Comarch OPT!MA, Comarch ALTUM, Comarch CDN XL, a także darmowej aplikacji internetowej iFaktury24 mogą bardzo prosto przesyłać faktury w postaci załączników do e-maila. – Właśnie dlatego postanowiliśmy włączyć się do dyskusji. Oczywiście ostatnie słowo należy zawsze do urzędnika dokonującego kontroli w firmie i interpretującego przepisy, jednak po dokładnym przeanalizowaniu zapisów można dojść do kliku logicznych wniosków, które powinny wskazać właściwą drogę postępowania – tłumaczy Barbara Przybylska, kierownik Zespołu Projektowego Systemów ERP w Comarch.
Po pierwsze, rozporządzenie nie określa czy autentyczność pochodzenia i integralność treści należy zapewnić stosując rozwiązania informatyczne czy też odpowiednio opisane rozwiązania biznesowe (np. zapisane w umowie procedury). Po drugie, jeżeli to podatnik określa metodę, jaką stosuje do zapewnienia autentyczności i integralności podczas przesyłania faktury – aby działać zgodnie z prawem – rzeczywiście powinien on wykazać się jakimkolwiek działaniem w tym kierunku, np. poprzez zastosowanie trudnego w edytowaniu formatu pliku. Jeżeli zamiast formatu .doc czy .xls skorzysta z zapisu faktury do formatu .pdf, może to stanowić argument podczas ewentualnej kontroli. Po trzecie, skoro, jak podaje informator opublikowany przez Ministra Finansów: […] Celem zaproponowanych w rozporządzeniu zmian jest uproszczenie obrotu fakturami, tak aby faktury elektroniczne stały się realną alternatywą dla faktur papierowych […], wydaje się, że podatnik ma możliwość przyjęcia rozwiązania najbardziej dla siebie wygodnego, generującego najniższe koszty, a w praktyce dającego tę samą pewność, co do autentyczności i integralności, jak w przypadku faktur papierowych.
Reasumując, jeżeli przedsiębiorca zastosuje odpowiednie środki zaradcze, które będzie mógł przedstawić w razie kontroli Urzędu Skarbowego, z uznaniem autentyczności i integralności przy przesyłaniu nie powinno być problemów. Dodatkowo podatnik powinien bezwzględnie pamiętać o uzyskaniu zgody odbiorcy na otrzymywanie elektronicznych faktur, to jeszcze jeden wymóg wynikający z rozporządzenia. Najlepiej od razu opisać dokładnie procedury, jakie firma będzie stosować oraz czynności, które zagwarantują autentyczność i integralność wymienianych dokumentów. W takiej umowie przedsiębiorca może zapisać procedurę zamówienia towarów/usług oraz informację, w jaki sposób, oraz przez kogo zostanie przesłana faktura (np. e-mailem, w formacie .pdf, z konkretnego adresu e-mail). W takim przypadku można przyjąć, że autentyczność pochodzenia zapewniona jest w taki sam sposób, jak przy zamawianiu towarów przez Internet, gdy dostawca przesyła fakturę pocztą tradycyjną. W związku z tym, że złożono zamówienie, nabywca spodziewa się, że otrzyma towar oraz fakturę od określonego podmiotu, zgodnie z warunkami zawartymi w zamówieniu.
Strony: 1 2
Zaloguj się Logowanie