Nie taki diabeł straszny jak go malują – mobilne prowadzenie księgowości we własnej firmie
Nie taki diabeł straszny jak go malują – mobilne prowadzenie księgowości we własnej firmie
Samodzielne prowadzenie ksiąg rachunkowych czy wystawianie faktur we własnym zakresie bywa kłopotliwe dla przedsiębiorcy. Działając na programach takich jak Excel, przedsiębiorca ma do dyspozycji funkcje, które mogą okazać się niewystarczające w obsłudze księgowej firmy. Niestety, księgowość jest zwykle bardziej skomplikowana i wymaga znaczniej bardziej rozbudowanych możliwości. Długie przesiadywanie nad tworzeniem faktur powoduje opóźnienia ich przepływu, co wiąże się ze spowolnionym obrotem gotówkowym. Osoba zajmująca się księgowością może również popełnić błędy, które mogą okazać się kosztowne i za które grożą wysokie kary finansowe ze strony Urzędu Skarbowego. Poza tym właściciel firmy musi skupić się także na innych zadaniach – to właśnie brak czasu często decyduje o wyborze outsourcingu.
Kosztowne biura rachunkowe
Wynajęcie biura rachunkowego wiąże się z wysokimi kosztami prowadzenia księgowości. Obsługa zewnętrzna do 30 dokumentów na miesiąc kosztuje 300–800 zł. W przypadku działalności, która generuje powyżej 30 faktur miesięcznie, koszt obsługi księgowej rośnie o 2–3 zł za jeden wystawiony dokument. Zakładając, że działalność gospodarcza ma charakter usługowy i realizuje od kilkudziesięciu do nawet kilkuset zleceń miesięcznie, to musi liczyć się z wydatkiem powyżej tysiąca złotych na miesiąc. Nie każda działalność gospodarcza wymaga pełnej księgowości, ponieważ jednoosobowa firma oparta o małą liczbę zleceń bazuje na książce przychodów i rozchodów. Jednak na taki komfort mogą pozwolić sobie wyłącznie mini przedsiębiorstwa lub początkujące firmy, które jeszcze nie generują wysokich obrotów.
Na ratunek program do księgowości
Firma, która działa na rynku od wielu miesięcy lub powyżej roku posiada już stałych klientów. Jej działalność się rozwija, ale wymaga też coraz bardziej dynamicznej księgowości. Przykładem będzie firma reklamowa, która tworzy treści pisemne, slogany, hasła na banery czy strony internetowe. W wielu wypadkach jest to działalność, która wymaga dużej ilości faktur. Program do obsługi księgowości powinien posiadać aplikację mobilną umożliwiającą dostęp do danych w chmurze z dowolnego urządzenia mobilnego. Bez konieczności uruchamiania komputera firmowego można stworzyć fakturę i wysłać ją do klienta lub np. wygenerować ją bezpośrednio z telefonu podczas spotkania. Innym ułatwieniem jest kontrola magazynu lub wystawianie innych dokumentów typu zaliczka, rachunek po pobraniu danych z GUS. Wprowadzenie danych do programu automatycznie księguje też przychody i rozchody, co ułatwia tworzenie miesięcznych rozliczeń obrotowych czy VAT dla Urzędu skarbowego.
Wszystko zgodnie z prawem
Elektroniczna księgowość to nie tylko pełna kontrola nad magazynem, raportami czy możliwość wystawiania faktur na bieżąco, ale także zgodność z obowiązującym prawem. Możliwe jest także wysyłanie sprawozdań do urzędów za pomocą JPK (Jednolitego Pliku Kontrolnego), czyli ewidencji wystawionych faktur, ewidencji magazynowych, transakcji na rachunku bankowym. Utworzone pliki JPK można przechowywać w chmurze i udostępnić organom podatkowym przez e-mail lub nośnik danych niemal w dowolnym momencie.
Ochrona danych osobowych
Dobra aplikacja daje możliwość także wprowadzenia komunikatów dotyczących RODO. Wedle obowiązujących przepisów nie wolno łączyć zgód na przechowywanie danych czy ich przetwarzanie. Każda czynność wymaga odrębnej zgody, a aplikacja do prowadzenia księgowości to umożliwia. Oczywiście program nie wygeneruje gotowych zgód za przedsiębiorcę, ale umożliwia kontrolowanie i łatwe zarządzanie danymi. Jednym z programów, który umożliwia prowadzenie księgowości w opisany sposób to Comarch ERP XT, dostępny nie tylko na komputery, ale także na urządzenia mobilne z systemem iOS lub Android. Pełna kontrola magazynów, możliwość tworzenia raportów sprzedażowych, tworzenia czy przechowywania JPK to kolejne zalety programu. Dodatkowo przy pomocy dowolnego urządzenia mobilnego przedsiębiorca z łatwością wystawi fakturę klientowi jeszcze na trwającym spotkaniu. Program jest dostępny w wersji abonamentowej, a ceny pakietów mieszczą się w zakresie od kilku do kilkudziesięciu złotych, w zależności od wybranej opcji.
Prowadzenie księgowości we własnym zakresie nie musi być czasochłonne i nie wymaga wiedzy specjalistycznej. Księgowość elektroniczna rozwiązuje wiele problemów i przyspiesza obrót gotówkowy. Tworzenie dokumentacji dla organów podatkowych oraz prowadzenie ksiąg rachunkowych nie jest trudne, ponieważ prosta aplikacja mobilna pozwala wykonywać wiele czynności bez komputera firmowego praktycznie w dowolnym momencie. Jak widać, nie taki diabeł straszny, jak go malują.
Zaloguj się Logowanie