- Rozwój firmy przyniósł za sobą wzrost liczby dystrybuowanych dokumentów. Na obecną chwilę we wszystkich placówkach łącznie wysyła się około 15 tysięcy listów miesięcznie. Zdecydowaliśmy się na inwestycję w maszynę kopertującą, ponieważ praca ręczna byłaby zbyt czasochłonna nie pozwalając skupić się na innych działaniach, ważniejszych z punktu widzenia klienta – dodaje Katarzyna Juszkiewicz, dyrektor Biura Obsługi Klienta w Ogicom, firmie specjalizującej się w skutecznych rozwiązaniach dla e-biznesu.
Obok zakupu własnej maszyny kopertującej, przedsiębiorstwa mogą skorzystać także z rozwiązań leasingowanych.
- Minimalna rata leasingu maszyny na okres 48 miesięcy to koszt około 500 zł netto, natomiast minimalne miesięczne wynagrodzenie jednego pracownika wynosi 1317 zł brutto – wylicza Krzysztof Jackowiak z firmy Mailing-Solutions.
Jak podsumowuje Przemysław Kaczmarek z Banku Spółdzielczego NAKŁO: – W naszej firmie wysyła się około 5 tysięcy listów miesięcznie. Kiedyś przygotowanie takiej liczby dokumentów zajmowało mniej więcej 30 godzin, teraz cała procedura mieści się 8 godzinach. Zdecydowaliśmy się na własną kopertownicę, gdy bank zaczął rozwijać się o kolejne placówki. Początkowo braliśmy maszynę w leasing, jednak po pewnym czasie okazało się, że bardziej opłaca się kupno własnego urządzenia, szczególnie że miesięczny koszt utrzymania waha się w okolicach 300 zł.
Nie bądź świstak
Czy wysyłka drogą elektroniczną lub zakup maszyny kopertującej to już wszystkie dostępne na rynku rozwiązania problemu emisji dokumentów? Nie, kolejnym jest zlecenie całej usługi na zewnątrz, czyli outsourcing.
Hasłem przewodnim jednej z polskich firm, specjalizującej się w dostarczaniu rozwiązań ułatwiających obsługę korespondencyjną przedsiębiorstwa, jest „Nie bądź świstak! My zajmiemy się kopertowaniem, a Ty zajmij się swoim biznesem”. I faktycznie, istotą outsourcingu jest przeniesienie wszystkiego tego, co nie związane bezpośrednio z biznesem, na ręce firmy zewnętrznej. Nie inaczej jest w przypadku korespondencji – drukowanie, kopertowanie i wysyłanie, mimo że niezbędne w firmie, to nie stricte działalność biznesowa, ale koszt i problem – organizacyjny, czasowy i księgowy. W przypadku outsourcingu usługi, firma skupia się na własnym biznesie, a „problemy” zleca na zewnątrz.
Jak pokazują raporty dotyczące sposobów fakturowania w Unii Europejskiej, Polska jest jedynym z nielicznych krajów, w którym przedsiębiorstwa w ramach własnej wewnętrznej organizacji zajmują się przygotowaniem i wysyłaniem faktur na bardzo szeroką skalę (92% drukowanych faktur), i pod tym względem stanowi w Unii Europejskiej prawdziwe zjawisko. Podczas gdy na Zachodzie outsourcing święci triumfy, w Polsce taka strategia praktycznie nie istnieje. Te rozwiązanie warto jednak rozważyć. Outsourcing bowiem staje się tanią metodą, pozwalającą na redukcję kosztów związanych z amortyzacją urządzeń drukujących i kopertujących, materiałów czy kosztami lokalowymi.
Wkład firmy zlecającej w organizację procesu ogranicza się do złożenia zamówienia, natomiast firma zewnętrzna zajmuje się całą resztą: personalizowaniem faktur, drukowaniem i kopertowaniem, a następnie procesem wysyłania, dbając również o terminowość wykonywanych czynności. Dzięki ścisłej specjalizacji outsourcera, firma zlecająca nie musi rozwijać własnych strategii i technologii kopertowania, a przy tym oszczędza.
Strony: 1 2
Zaloguj się Logowanie