Rozliczanie dotacji unijnej – praktyczny przewodnik
© freeimages.com
Dotacje unijne to istotne źródło finansowania dla przedsiębiorstw i regionów w całej Europie. Mogą one stanowić kluczową zachętę do realizacji ambitnych przedsięwzięć, jednak rozliczenie dotacji unijnej może być złożone i wymagać znajomości wielu regulacji prawnych, procedur i wytycznych.
Podpisanie umowy o dofinansowanie
Otrzymanie pozytywnej decyzji o przyznaniu dotacji unijnej to ważny krok, który rozpoczyna proces rozliczania środków. Beneficjent jest zobowiązany do podpisania umowy o dofinansowanie, która określa zasady realizacji projektu, w tym zasady ponoszenia wydatków i wypłaty środków, sprawozdawczości, informacji i promocji. Poniżej przedstawiamy uporządkowany wykaz załączników jaki będziesz musiał dostarczyć, aby zawrzeć umowę o dofinansowanie:
- Oświadczenie Wnioskodawcy dotyczące aktualności danych i oświadczeń zawartych we wniosku o dofinansowanie oraz kwalifikowalności Wnioskodawcy.
- Aktualne zaświadczenie z właściwego Urzędu Skarbowego o niezaleganiu z należnościami wobec Skarbu Państwa (wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem dostarczenia do IP).
- Aktualne zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o niezaleganiu z należnościami wobec Skarbu Państwa (wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem dostarczenia do IP).
- Aktualne zaświadczenie o niekaralności (wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem dostarczenia do IP).
- Umowa spółki cywilnej (jeśli dotyczy).
- Oświadczenie współmałżonka Wnioskodawcy będącego osobą fizyczną/współmałżonka wspólnika spółki cywilnej o wyrażeniu zgody na zaciągnięcie przez współmałżonka zobowiązania w postaci zawarcia umowy o dofinansowanie (jeśli dotyczy) albo dokument potwierdzający rozdzielność majątkową Wnioskodawcy będącego osobą fizyczną (jeśli dotyczy) albo oświadczenie o niepozostawaniu w związku małżeńskim (jeśli dotyczy).
- Oświadczenie o prowadzeniu rachunku bankowego przeznaczonego do rozliczeń projektu według wraz z dokumentem potwierdzającym otwarcie rachunku bankowego lub dokumentem (dokument .pdf) wygenerowanym z systemu bankowości elektronicznej potwierdzającym, że właścicielem rachunku jest podmiot zawierający umowę (w przypadku występowania przez Wnioskodawcę o płatności zaliczkowe – numery dwóch rachunków bankowych ze wskazaniem, który z nich jest przeznaczony do obsługi płatności zaliczkowych, a który do obsługi płatności pośrednich i końcowej).
- Oświadczenie o spełnianiu kryteriów MŚP (jeśli dotyczy).
- Formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc inną niż pomoc w rolnictwie lub rybołówstwie, pomoc de minimis lub pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie zgodny ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc inną niż pomoc de minimis lub pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie.
- Formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis, zgodny ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc de minimis, z uwzględnieniem § 2 ust. 1a tego rozporządzenia (w przypadku ubiegania się przez Wnioskodawcę o pomoc de minimis w ramach projektu).
- Oświadczenie o wysokości pomocy de minimis, de minimis w rolnictwie
i rybołówstwie uzyskanej przez Wnioskodawcę (jako jednego przedsiębiorcę w rozumieniu art. 2 ust. 2 rozporządzenia Komisji (UE) nr 1407/2013 z dnia 18 grudnia 2013 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L 352 z 24.12.2013 r.,str.1) w ciągu bieżącego roku i 2 poprzednich lat podatkowych lub zaświadczenia dotyczące tej pomocy (w przypadku ubiegania się przez Wnioskodawcę o pomoc de minimis w ramach projektu). - Sprawozdania finansowe za okres 3 ostatnich lat obrotowych (w przypadku Wnioskodawców działających krócej, za okres ostatnich zamkniętych lat obrotowych), sporządzone na podstawie ustawy o rachunkowości – jeśli Wnioskodawca ma obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych na podstawie ustawy o rachunkowości, o ile nie są one dostępne w systemie eKRS. Obowiązek dostarczenia ww. dokumentów nie dotyczy mikro i małych przedsiębiorców (o których mowa w art. 2 załącznika I do rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 r.), lub Wnioskodawców, którzy zgodnie z ustawą o rachunkowości nie mają obowiązku sporządzania sprawozdań finansowych, z wyjątkiem sytuacji kiedy IP zażąda ich dostarczenia na etapie weryfikacji informacji zawartych w Oświadczeniu o spełnieniu kryteriów MŚP lub przedstawionych we wniosku o dofinansowanie projektu.
- Formularz „Analiza zgodności projektu z polityką ochrony środowiska” wraz z zezwoleniem na inwestycję (pozwoleniem na budowę albo decyzją o zezwoleniu na realizację inwestycji, ewentualnie inną decyzją administracyjną kończącą przygotowanie procesu inwestycyjnego, jeżeli dla danego przedsięwzięcia przepisy prawa nie przewidują konieczności uzyskania pozwolenia na budowę) (jeśli dotyczy).
- Dokument(-y) potwierdzające zewnętrzne finansowanie projektu, których konieczność dostarczenia wynika z wniosku o dofinansowanie (np. umowa kredytowa, umowa pożyczki, umowa leasingowa) (jeśli dotyczy).
- Oświadczenie o sytuacji ekonomicznej (jeśli dotyczy).
Dodatkowo zawarcie umowy o dofinansowanie wiąże się z ustanowieniem zabezpieczenia w formie weksla in blanco opatrzonego klauzulą nie na zlecenie z podpisem notarialnie poświadczonym wraz z deklaracją wekslową do końca obowiązywania okresu trwałości.
Zasady ponoszenia wydatków
Ponoszenie wydatków współfinansowanych ze środków unijnych wiąże się z koniecznością spełnienia szeregu wymogów, które mają na celu zapewnienie, że publiczne pieniądze zostaną wydatkowane w sposób przejrzysty, efektywny i racjonalny. Podstawowym dokumentem, na podstawie którego instytucje oceniają prawidłowość ponoszenia wydatków są „Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków” publikowane przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej.
Zasady wypłaty środków unijnych
Dofinansowanie zostanie wypłacone po spełnieniu określonych warunków, w tym złożeniu wniosku o płatność, do którego należy dołączyć dokumenty źródłowe potwierdzające poniesienie wydatków. Instytucja Pośrednicząca (IP) ma następnie 30 dni na weryfikację i zatwierdzenie wniosku o płatność.
Zasady ewidencji i dokumentowania kosztów projektu
Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej wydatków projektu. Ewidencja ta powinna być prowadzona w sposób umożliwiający weryfikację zgodności wydatków z warunkami umowy o dofinansowanie.
Informacja i promocja
Beneficjent jest zobowiązany do umieszczania w widoczny sposób znaków graficznych Funduszy Europejskich i Rzeczypospolitej Polskiej na materiałach promocyjnych, produktach, aparaturze, sprzęcie i pojazdach. Jest również zobowiązany do zorganizowania wydarzenia informacyjno-promocyjnego w przypadku projektów o wartości powyżej 10 mln euro.
Podsumowanie
Rozliczenie dotacji unijnych to złożony proces, który wymaga znajomości wielu regulacji prawnych, procedur i wytycznych. Beneficjenci powinni zapoznać się z warunkami umowy o dofinansowanie oraz wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków, wypłaty środków, sprawozdawczości, informacji i promocji.
Zaloguj się Logowanie