Menadżer a obieg informacji w firmie

Niesprawny i nieszczelny system obiegu informacji w przedsiębiorstwie może spowodować duże straty. Kadra menadżerska coraz częściej zdaje sobie sprawę z tych zagrożeń i decyduje się na wdrożenie kompleksowych rozwiązań, które poprawiają bezpieczeństwo i znacznie obniżają koszty druku.

W każdej firmie dochodzi czasem do sytuacji, że dokumenty z informacjami poufnymi trafiają w ręce osób niepowołanych. Zdarza się to nie tylko z powodu niefrasobliwości pracowników, ale także ze złego zarządzania obiegiem dokumentów.

Zagrożenia

W biurach znajdują się urządzenia, które nie są dostosowane do bezpiecznej pracy w sieci i w środowisku autoryzowanym. Można to szybko zmienić. Nowoczesne rozwiązania pozwalają monitorować dostęp pracowników do drukarek i innych urządzeń biurowych oraz sprawić, aby dokumenty poufne były kopiowane tylko w miejscach do tego przystosowanych i przez osoby uprawnione.

- Jak pokazują badania, niewiele osób z kadry kierowniczej zdaje sobie sprawę z tego, ile urządzeń drukujących znajduje się w ich przedsiębiorstwie oraz jakie są całkowite koszty druku. Konica Minolta chce to zmienić i proponuje szereg rozwiązań poprawiających bezpieczeństwo przepływu informacji w firmie oraz wpływających na zmniejszenie kosztów druku. Aplikacje SafeQ i PSES zapewnią pełną kontrolę nad procesami produkcji dokumentów w każdym biurze – mówi Mateusz Macierzyński, kierownik produktu ds. software w Konica Minolta Business Solutions Polska.

Zabezpieczenie obiegu dokumentów

Oba systemy, dzięki specjalnemu oprogramowaniu i panelom sterującym, pozwalają na identyfikację osób dokonujących wydruków i weryfikują ich uprawnienia. Dzięki wprowadzeniu kodów PIN bądź kart zbliżeniowych, osoby nieupoważnione nie mają dostępu do floty drukującej. Umożliwiają też wprowadzenie tzw. druku podążającego, czyli odbioru dokumentów na dowolnym urządzeniu znajdującym się w biurze i zatrzymanie jego druku do czasu odbioru przez właściciela po autoryzacji. Dzięki temu znika niebezpieczeństwo, że trafią one w niepowołane ręce.

Oszczędzanie w firmie

Aplikacja pozwala także na zarządzanie prawami użytkowników oraz daje możliwość całkowitej kontroli nad przepływem informacji w firmie. Informuje też o ilości wydruków sporządzanych przez każdego z pracowników, co pozwala menadżerom na łatwą kontrolę kosztów. Nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne zastępują kilka tanich drukarek nabiurkowych, pozwalają dodatkowo na wysyłanie faksów bez użycia papieru oraz skanowanie dokumentów i ich zamianę na pliki elektroniczne. Wszystko to znacznie obniża koszty druku i poprawia bezpieczeństwo dokumentów w firmie.

- Oprogramowanie PSES idealnie wpisuje się w potrzeby administrowania i zarządzania urządzeniami wielofunkcyjnym. W połączeniu z urządzeniami Konica Minolta stanowi o bezpieczeństwie każdego wydruku i przede wszystkim zmniejszeniu kosztów – dodaje Mateusz Macierzyński.

Znajomość nowoczesnych rozwiązań umożliwiających aktywne zarządzanie przepływem informacji w firmie wśród kadry zarządzającej ma decydujące znaczenia przy ich wdrażaniu.