Braki w systemach zarządzania informacjami

Firma EMC Corporation, światowy lider w dziedzinie rozwiązań do infrastruktury przetwarzania informacji, poinformowała o opublikowaniu przez instytut Economist Intelligence Unit wyników badań sponsorowanych przez EMC^®. Płynące z nich wnioski powinny skłonić zarządy przedsiębiorstw do przyspieszenia procesu wdrażania na poziomie całych przedsiębiorstw programów zarządzania informacjami, które pozwoliłyby podnieść strategiczną wartość informacji w ciągu całego cyklu życia, jednocześnie minimalizując koszty i ryzyko.

Wyniki badań sfinansowanych przez EMC, a przeprowadzonych przez Economist Intelligence Unit (EIU) wraz z artykułem podsumowującym zostały udostępnione w witrynie EMC.com pod tytułem The Future of Enterprise Information Governance (Przyszłość zarządzania informacjami w przedsiębiorstwach). Podkreślają one strategiczne znaczenie zarządzania najważniejszymi zasobami informacyjnymi przedsiębiorstw oraz formalnych reguł i procesów, które określają sposoby kontrolowania, udostępniania i wykorzystywania informacji przez pracowników
i interesariuszy.

 

Artykuł podsumowujący został napisany na podstawie ankiety przeprowadzonej przez EIU wśród kadry kierowniczej wyższego szczebla największych przedsiębiorstw z całego świata. Dotyczyła ona korzyści, wyzwań i ryzyka związanego z opracowywaniem strategii zarządzania informacjami dla przedsiębiorstwa. Aż 77% respondentów przewiduje, że zarządzanie informacjami będzie odgrywało istotną rolę w osiąganiu sukcesu przez daną firmę w roku 2011. Jednocześnie 68% uważa, że złożoność problemów związanych z zarządzaniem informacjami wzrośnie w tym samym okresie. Z kolei niemal dwie trzecie (62%) respondentów stwierdziło, że ich przedsiębiorstwa nie maja opracowanego programu zarządzania informacjami, co jest niepokojące i może oznaczać, że wiele przedsiębiorstw okaże się nieprzygotowanych do nowych warunków narzucanych przez prawodawstwo, a ich poufne informacje będą niepotrzebnie narażone na ryzyko.

 

„Mimo, że standardy dotyczące zarządzania są coraz wyższe, okazuje się, że w dyskusji
o prowadzeniu przedsiębiorstw, któremu poświęca się obecnie wiele uwagi, zarządzanie informacjami pozostaje poza obszarem zainteresowania” – powiedział Frank Hauck, wiceprezes EMC ds. globalnej sprzedaży i obsługi klientów. „Skoncentrowanie na zarządzaniu wciąż wzrastającymi ilościami informacji niesie zarówno ryzyko, jak i nowe możliwości dla przedsiębiorstwa. W EMC uważamy, że kierownictwo wyższego szczebla powinno aktywnie angażować się w zarządzanie informacjami firmy i dysponować jak największą wiedzą na temat posiadanych przez firmę zasobów informacji – w takim samym stopniu, w jakim dyrektor finansowy orientuje się w stanie zasobów finansowych. Wdrożenie programu zarządzania informacjami na poziomie całego przedsiębiorstwa to jedno z bardziej korzystnych posunięć, jakie może wykonać zarząd firmy. Zostają wówczas tworzone i egzekwowane reguły, które zapewniają jakość, zgodność z przepisami i bezpieczeństwo informacji, jednocześnie podnosząc ich przydatność dla celów biznesowych.

 

„W miarę jak firmy – zarówno małe, jak i duże – zaczynają traktować problemy wykorzystywania i przekazywania informacji w sposób strategiczny, niezmiernie ważne staje się tworzenie standardowych zestawów reguł i procedur do celów zarządzania zabezpieczeniami, wykorzystaniem i dystrybucją informacji w firmie i poza nią” – powiedziała Debra D’Agostino, zastępca dyrektora Economist Intelligence Unit ds. badań nad przemysłem i zarządzaniem na obszar Ameryki. {mospagebreak}Przeprowadzone przez EIU w 2008 roku badanie pozwoliło uzyskać odpowiedzi od kierownictwa wyższego szczebla czołowych przedsiębiorstw, z których niemal połowa osiąga roczne przychody przekraczające miliard USD i posiadających siedziby w Ameryce Północnej, Południowej, Europie, na Bliskim Wschodzie oraz w rejonie Azji i Pacyfiku. Wyniki badań ukazują istotne różnice między 62% respondentów, których firmy nie posiadają programów zarządzania informacjami, a 38% tych, którzy takie programy wdrożyli:

- Firmy, które nie posiadają strategii zarządzania mogą ponosić znaczne ryzyko. Tylko 51% respondentów z firm, które nie posiadają strategii zarządzania informacjami, ocenia ich ogólną zdolność do zapewniania bezpieczeństwa poufnych danych, jako dobrą lub bardzo dobrą, tymczasem wśród respondentów
z firm posiadających taką strategię podobnych odpowiedzi udzieliło aż 85%.

- 40% wszystkich respondentów stwierdziło, że ich przedsiębiorstwa nie przeprowadzają regularnych przeglądów i korekty kopii zapasowych danych oraz reguł gromadzenia danych.

- Tylko 43% respondentów ocenia zdolność swoich przedsiębiorstw do integrowania i udostępniania informacji między oddziałami i podmiotami niezależnymi, jako dobrą lub bardzo dobrą; 21% określa ją jako słabą lub niedostateczną.

- 92% respondentów z firm posiadających strategie zarządzania informacjami ocenia ich zdolność do udostępniania ważnych informacji biznesowych, kiedy jest to konieczne, jako dobrą lub bardzo dobrą; dla porównania, podobnych odpowiedzi udziela tylko 57% firm, które nie posiadają strategii zarządzania informacjami.

- 57% respondentów przyznaje, że ich przedsiębiorstwa nie dysponują spójnymi zestawieniami danych o klientach.

- 81% firm posiadających programy zarządzania informacjami zgłasza, że „lepsze możliwości udostępniania informacji między oddziałami usprawniłyby proces podejmowania decyzji.”

 

Informacje w przedsiębiorstwach są zazwyczaj gromadzone przez poszczególne jednostki biznesowe lub w określonych aplikacjach, jednak właściwe ich zintegrowanie może okazać się korzystne dla całej firmy. Skuteczne wykorzystanie i udostępnianie informacji w przedsiębiorstwie, przy jednoczesnym zachowaniu kontroli nad powiązanymi z tym kosztami
i ryzykiem, wymaga według EMC wdrożenia programu zarządzania informacjami na poziomie całego przedsiębiorstwa.

Najskuteczniejsze programy implikują zaangażowanie kierownictwa oraz najważniejszych interesariuszy w przedsiębiorstwie. Dzięki wnoszonemu przez nich wkładowi przedsiębiorstwo może przygotować się na zmiany. Zarówno EMC, jak też autorzy artykułu podsumowującego z instytutu EIU, stwierdzają, że zaangażowanie zarządu we wszystkich jednostkach biznesowych firmy pozwala zapewnić, że w ocenie powodzenia programu uwzględnione zostaną kluczowe wskaźniki, takie jak zarządzanie kosztami, bezpieczeństwo i wartość biznesowa. Programy, które odnoszą największe powodzenie, mają charakter stopniowy i nie zakładają wprowadzenia wszystkich zmian jednocześnie. W takich programach powinny być określone główne standardy dotyczące informacji, reguły, uprawnienia i zakresy odpowiedzialności właścicieli i użytkowników informacji. Pozwala to zapewnić wymagany poziom jakości i zarządzania ryzykiem.

 

„Umiejętne zarzadzanie informacjami pozwala firmom podejmować poważne wyzwania związane z zarządzaniem kosztami, ryzykiem i wartością zasobów informacyjnych w przedsiębiorstwie” – powiedział Chuck Hollis, dyrektor ds. technicznych w dziale sprzedaży globalnej EMC. „Według wyników badań EIU wdrożenie programu zarządzania informacjami może poprawić funkcjonowanie przedsiębiorstwa, kontrolę kosztów, przejrzystość wewnętrznego przepływu informacji i ogólna gotowość do dostosowania się do regulacji prawnych. Kadry zarządzające wyższego szczebla przedsiębiorstw na całym świecie powinny uczynić z tego swój priorytet biznesowy.”